とお悩みの方は、明日から仕事でミスを劇的に減らすかんたんな実践方法の７つをこの記事で紹介させていただきます。
明日から急にバリバリ仕事ができるようになるわけではありませんが、小さいミスはかなりの数を減らすことができます。そうすればあなたは間違いなく今までよりも結果を出すことができるようになります。
あなたの成績と共にあなたの職場での評価は徐々に上がっていき、あなたは組織における必要な人材になっていきます。
そもそも、仕事ができる人と、そうでない人との違いはほんのちょっとしたことである事に気づくことができ、それを正しく実践すれば誰でもできる事だからです。
仕事でミスをしないために普段から心がける７つの習慣
これから紹介させていただく７つの習慣は、いづれも仕事の効率を上げたり、ミスをしなくなるための実践内容です。様々な業種に共通で使う事の出来る事項ですが、あなたの仕事内容や職場の環境に応じて使い方を工夫する事で最大限の効果を発揮する事ができます。
仕事でミスをしない７つの習慣
- 付箋を有効に使う
- 失敗する方法を考える
- 正しいチェックリストを作る
- ミスをした後の行動
- 情報の共有の大事さ
- 計画をしっかりたてる
- 正しい勉強の仕方
これら７つの習慣をまさしく習慣化する事で、多くのかんたんなミスを劇的に減らすことができます。あなたがこれらを実践する場合は疑うことなく行わなければいけません。もし半信半疑のまま試してみると、結果半部の結果しか得る事ができません。
ミスは直ぐになくなりますが、直ぐにあなたの仕事がすべてうまく事はありません。それでも、徐々にあなたは自分の理想とするビジネスマンに近づくことができます。
付箋を有効に使い仕事でのミスはなくせる
皆さんはうっかり頼まれていた仕事を忘れてしまっていた経験はありませんか？私は過去にありました。そして付箋をつかったこの方法を使う事によって私のそれまでのうっかり忘れてしまうミスは完全になくなりました。
皆さんは色とりどりの付箋（ふせん）はどのように使っていますか？本や書類にはさんで重要なものであったり、目印として使っている人がほとんどでしょう。
ですが今回は少し大きめの付箋を仕事を進めるうえでの重要なタスクとしての使い方を提案させていただきます。
付箋には済ませなければいけない仕事の内容を書きます。その付箋をカレンダーなどの日程表に張る事で仕事の内容と日程を考慮した仕事の計画を立てやすくなるばかりではなく、うっかり忘れてしまう事が無くなります。
みんなで共有するホワイトボードにチームとして達成しなければいけないプロジェクトを付箋するのもいいでしょう。私は１０名程度の部署を任されていたので、おおきなホワイトボードのカレンダーに付箋をたくさん貼っていました。
仕事を完了させなければいけない仕事とそうでない仕事を色分けする事も有効です。重要度の低い仕事や遅く完了しても困らない仕事は少しカレンダーの後の方に張っておきます。その日が来てもまた後方にずらせばいいわけです。
毎日、朝一はこのカレンダーを眺めてこれからの仕事のビジョンを決めます。貼り忘れている仕事がないかもここで確認できます。ここでのポイントは小さいな仕事だから付箋にする必要はないやという思いをなくすことです。
明日の朝に書類を届けなければいけない事だったり、昼食を一緒にするそんなかんたんな予定でもすべて書き込むことをお勧めします。それらは完了すればまるめてゴミ箱に捨てるだけです。
これで、期日や仕事の全体像を簡単に把握することができ仕事を完全に忘れてしまっていたミスは完全に防げました。
どうしたら、失敗をするかを考える事で仕事のミスのほとんどを未然に防ぐ
あなたが犯してしまう可能性のあるミスを全て並べてみる事もいいでしょう。そして全てのミスはなぜ起こるかを考えます。
出張に大切な書類を忘れる理由を考えてみましょう、書類を早い時点で当日持っていく鞄に入れておくことも有効でしょう。
誤って機会を操作するミスが起こる時はご操作が要因です。カバー付けてご操作を防いだり、色分けする事によってご操作を防ぐ事もできます。
このように逆の手順から考える事によってミスを減らす方法はとても有効な手段となります。
正しいチェックリストを作るとミスは自然となくなる
代わるがわる多くの人が行う仕事は必ずチェックリストが必要になります。職場の戸締りの仕方や、複雑な機械の操作方法には必ずチェックリストが必要になります。
チェックリストを作る時に大切なことは
- 一つのチェック項目で確認する事は一つまで
- 誰でもわかる簡単なものにしなければいけない
の二つです。
チェックリストの項目は一つまで、二つの作業をさせると仕事でミスをする
チェックリスト一つで複数を確認させてはいけません。
「全ての電源がOFFであることを確認する」これはダメなチェックリストです。次に正しいチェックリストの表記の仕方を書きます。
- 「電源１の電源OFFを確認」
- 「電源２の電源OFFを確認」
- 「ブレーカーの電源OFFを確認」
一つの確認動作でチェックを入れる事ができないチェックリストは正しいチェックリストとは言えません。
誰でもわかるかんたんなチェックリスト
更に、チェックリストは全く知らない初心者にも使う事ができる必要があります。その機械を始めてみる人でも簡単に理解できるものでなければいけません。
「ブレーカーの電源OFF」は誰にでもわかるとは言えません。この場合は、
「ブレーカーのレバー１を下にさげてOFFを確認」
必要であれば写真やイラストなど適切な処置が必要になります。手を抜いて作ったチェックリストはミスや失敗の原因になります。
ミスした後の行動が大切でその後の仕事量にかかわる
ミスした後の行動はとても重要です。取引相手との間に一番重要な信頼を失ってしまえばビジネスは成り立ちません。一度失いかけた信頼を取り戻すのに、「申し訳ありません、今後はこういう事が無いようにします」では信頼を取り戻すきっかけにもなりません。こういう時には具体的な改善策が必要になります。
その場で改善策が思いつかない場合は、後日に改善策を伝える事をつげることでもいいでしょう。その場を繕うための言い訳をするのもいけません。ミスはミスとしてしっかり謝罪してその後に改善する事ができれば、それまで以上に信頼を高める事もできます。
情報の共有ができていないチームは生き残れない
情報の共有ができていないチームは結果をのこすことができません。正しい情報の伝達の方法には私も実際苦慮しました。
回覧版のようなものを作り部署で回すことで情報を共有するところもありますが、これは各人に必要でない情報まで回してしまうため、効率の悪いことに気付きました。そこで私が取った行動をお伝えします。
- 誰もが見る事の出来る場所に伝達事項の要点を書く
- その近くに細部の書類を置く
これだけで、情報の共有が確実になされていることが分かりました。更に、情報を共有したため、リーダーの私がいない場合でも、チームのみんなで私が意図していた方向に進んでいく事もできます。
- 方針
- 情報
この２つを明確に示すことによってチームは理想としている結果を出すことができました。部下が動かないのは、動けないだけなのです。正しい方針と情報を共有する事によってみんなが活き活きと仕事をこなすことを感じたのも財産となりました。
計画をしっかり立てる事で仕事のミスをなくす
仕事でミスをする場合はこれらの３つの要因が大きく関係します。
- 能力が足りなかった
- 作業の時間が不足だった
- 管理ができていなかった
これらの要因は全て計画を正しくる黒事ができなかったために発生する事です。これらの失敗を防ぐために完全で抜けの無い計画を作る事が必要だということが分かります。
計画と行動そして結果は一つのサイクルになっています。完璧な計画というものは実は一朝一夕に完成できるものではありませんが、あなたの経験などを活かした正しい計画づくりこそが仕事の成功を高める最大のツールになる事を忘れてはいけません。
正しい勉強の仕方
自分に必要な勉強をすることはとても重要な事です。ですがそれ以上に今勉強するべきでない事をよく考えて、それを優先する事が無いようにすることも重要です。現在の立場や状況をよく考えて、いま必要な勉強に勤しみます。
先の事も見なければいけませんので、将来への勉強を軽んじる事もできません。命の次に大切な時間を使って勉強する内容を取捨選択する事こそがあなたの成功を決定づける事を忘れないでください。
仕事でミスをしないために普段から心がける７つの習慣
今回書いた７つの習慣をあなたが使う場合には、あなたの環境に合わせて使い方を変化させることが重要です。またすべてを取り入れる必要もありません。このなかで一つでも自分の仕事に応用できれば劇的にあなたの仕事やビジネスは変わっていきます。
あなたの理想とする場所に向かっていくことを願って今回の記事を終了します。